Informativa privacy di Amy

Amy è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che le attività (ristoranti, saloni, studi, artigiani…) usano per rispondere ai propri clienti, anche su WhatsApp, e per gestire appuntamenti e richieste. Amy è fornita da Imeri Srl, con il marchio DIPMEAI. Questa informativa spiega quali dati tratta Amy, perché, e a chi rivolgersi. Per il sito dipmeai.com vale invece la Privacy Policy del sito.

1. Chi decide sui tuoi dati

Se scrivi a un'attività che usa Amy (per esempio per prenotare un tavolo), il titolare del trattamento è quell'attività: è lei che decide perché e come usare i tuoi dati. Imeri Srl agisce come responsabile del trattamento(art. 28 GDPR): tratta i dati solo per conto dell'attività, secondo le sue istruzioni e sulla base di un accordo scritto.

Se usi il pannello di Amy come titolare o collaboratore di un'attività, il titolare del trattamento dei tuoi dati di accesso è Imeri Srl.

Imeri Srl — Via Raffaello Sanzio 13/W, 20060 Trezzano Rosa (MI) — P.IVA 03991930961 — info@dipmeai.com — PEC imerisrl@pec.it

2. Quali dati trattiamo

Per chi scrive a un'attività:

• i messaggi scambiati con l'attività, su WhatsApp o nella chat;
• il numero di telefono e il nome del profilo WhatsApp;
• i dati della richiesta: data e ora dell'appuntamento, numero di persone, note che scrivi tu;
• le informazioni che l'attività registra su di te per gestire il rapporto (per esempio nella sua rubrica, in un appuntamento o in un preventivo che ti invia);
• se scrivi dalla chat sul sito dell'attività, i messaggi e i recapiti che scegli di lasciare.

Per chi usa il pannello: nome, indirizzo email, ruolo nell'attività, e il registro delle operazioni svolte.

Non chiediamo dati particolari (salute, opinioni, ecc.). Se li scrivi spontaneamente in un messaggio, vengono usati solo per rispondere alla tua richiesta.

3. Perché li trattiamo

• Rispondere ai tuoi messaggi e gestire le tue richieste(prenotazioni, spostamenti, informazioni, preventivi) per conto dell'attività. La base giuridica la stabilisce l'attività, di norma l'esecuzione di misure richieste da te o di un contratto.
• Far funzionare il pannello dell'attività e tenere un registro di cosa è stato fatto e da chi, per sicurezza e controllo.

Per i dati di chi usa il pannello, di cui Imeri Srl è titolare, le basi giuridiche sono: l'esecuzione del contrattocon l'attività per cui lavori (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) per l'accesso e l'uso del servizio; il legittimo interesse a proteggere il servizio e a poter ricostruire chi ha fatto cosa (lett. f); gli obblighi di legge, dove previsti (lett. c).

Fornire i dati non è obbligatorio, ma senza un recapito l'attività non può risponderti né confermare un appuntamento, e senza un indirizzo email non si può accedere al pannello.

I tuoi dati non vengono venduti e non vengono usati da DIPMEAI per pubblicità. Né Imeri Srl né il fornitore del modello di intelligenza artificiale (Anthropic, che lo mette a disposizione con condizioni commerciali che ne escludono l'uso per l'addestramento) usano le conversazioni per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

4. Intelligenza artificiale

Amy è un sistema di intelligenza artificiale e lo dice al primo messaggio. Le risposte sono generate automaticamente a partire dalle informazioni fornite dall'attività. Le azioni rilevanti (per esempio disdire un appuntamento, mandare un preventivo o un'email) richiedono l'approvazione di una personadell'attività. Se un preventivo che ricevi è stato preparato con l'aiuto di Amy, il documento lo dice e riporta il nome di chi l'ha verificato. Amy non prende decisioni che producano effetti giuridici su di te senza intervento umano. Più dettagli nella pagina Trasparenza AI.

5. A chi vengono comunicati i dati

Solo ai fornitori necessari al servizio, che agiscono come sub-responsabili:

• Supabase — database in cui sono salvati i dati. Dove: Server nell'Unione Europea (Francoforte); società con sede negli Stati Uniti.
• Railway — server su cui gira il motore di Amy. Dove: Server nell'Unione Europea; società con sede negli Stati Uniti.
• Vercel — pannello web usato dalle attività. Dove: Server nell'Unione Europea (Francoforte); società con sede negli Stati Uniti.
• Anthropic (modello Claude) — elabora il testo dei messaggi per preparare le risposte; nella sola chat interna dell'attività, può cercare sul web manuali e schede tecniche. Dove: Stati Uniti.
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — trasporta i messaggi WhatsApp. Dove: Unione Europea e Stati Uniti.
• Brevo — invia le email con i codici di accesso al pannello e i preventivi che l'attività decide di mandarti. Dove: Unione Europea (Francia).
• Servizi di notifica di Apple, Google, Mozilla — recapitano gli avvisi sul telefono di chi lavora nell'attività (senza nomi o dati dei clienti). Dove: Stati Uniti.

Se chi usa il pannello detta a voce o si fa leggere le risposte, il riconoscimento e la sintesi vocale li fa il suo telefono o il suo browser (Apple, Google), con le condizioni del suo dispositivo.

Quando i dati escono dall'Unione Europea, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR).

6. Per quanto tempo

• Conversazioni e dati di contatto: fino a 24 mesi dall'ultimo messaggio, poi vengono cancellati.
• Appuntamenti e preventivi: per la durata del rapporto tra l'attività e il suo cliente, e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto. I documenti che l'attività deve conservare per legge (per esempio fiscali) restano per il tempo previsto dalla legge.
• Alla fine del contratto tra l'attività e DIPMEAI: l'attività riceve l'esportazione dei suoi dati e tutto viene cancellato dalla piattaforma entro 90 giorni.
• Accessi al pannello e registro delle operazioni: per la durata del contratto dell'attività.

L'attività può chiedere in ogni momento la cancellazione anticipata.

7. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Rivolgiti all'attività a cui hai scritto, oppure a noi: info@dipmeai.com. Se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta all'attività e la aiutiamo a risponderti entro i tempi di legge (un mese).

Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Come cancellare i tuoi dati: vedi la pagina Eliminazione dei dati.

8. Modifiche

Se questa informativa cambia, la nuova versione viene pubblicata su questa pagina con la data di aggiornamento.